Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

I. Allgemeines
Der Schutz Deiner persönlichen Daten ist für den NFON Konzern von höchster Bedeutung. Wir handeln gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften, um Deine im Bewerbungsprozess erhobenen Daten zu schützen. Diese Datenschutzerklärung ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung und informiert Dich über den Umgang mit Deinen Daten im Bewerbungsverfahren.

II. Verantwortliche/r
Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Deiner Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist die

NFON AG
Zielstattstraße 36
81379 München,

vertreten durch den/die Leiter/in der Personalabteilung, gemeinsam mit dem in der Stellenanzeige genannten Unternehmen. Eine Übersicht aller NFON-Konzernunternehmen sowie deren jeweiligen lokalen Zuständigkeiten findest Du unter Ziffer VII.
Wenn Du Dich bei NFON AG bewirbst, ist NFON AG ausschließlich für die Datenverarbeitung verantwortlich.

Du kannst Dich an unsere Datenschutzbeauftragte, Claudia Standke, wenden – entweder per Post an die oben genannte Adresse, zu Händen der Datenschutzbeauftragten, oder per E-Mail an: datenschutz@nfon.com.

III. Datenverarbeitungen
1. Kontaktaufnahme
Du hast die Möglichkeit, auf mehreren Wegen mit uns in Kontakt zu treten: per E-Mail, Telefon, sozialen Plattformen oder Post. Wenn Du mit uns Kontakt aufnimmst, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Du uns in diesem Rahmen freiwillig zur Verfügung stellst, allein zu dem Zweck, um mit Dir in Kontakt zu treten und Deine Anfrage zu bearbeiten.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Rahmen deiner konkreten Bewerbung ist das vorvertragliche Arbeitsverhältnis gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

Für Anfragen, die allgemeiner Natur sind und nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Vertragsverhältnis stehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Deine Anfrage schnell und effizient zu beantworten.

2. Bewerbungsverfahren
Wenn Du Dich bei uns bewirbst – unabhängig davon, ob über unsere Karriereseite, per E-Mail, per Post oder über einen Personalvermittler – verarbeiten wir die für die Registrierung und Bearbeitung Deiner Bewerbung erforderlichen Daten. Diese umfassen:

- Vorname, Nachname
- Geburtsdatum
- E-Mail-Adresse
- Anschrift
- Telefonnummer
- Bewerbungsbezogene Informationen, wie: Anschreiben, Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse, ggf. - Details zu Deinem bisherigen Werdegang sowie Angaben zu weiteren Qualifikationen, die in den Unterlagen enthalten sein könnten
- Ggf. Bewerbungsfoto
- Angaben zur Gehaltsvorstellung
- Informationen zu Deiner Verfügbarkeit
- Weitere Informationen, die in den von Dir übermittelten Bewerbungsunterlagen enthalten sind

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen des Bewerberverfahrens gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO i.V.m. nationalen Datenschutzgesetzen.
Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO in Deinen Bewerbungsunterlagen enthalten sind oder diese im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig mitgeteilt werden (z. B. Gesundheitsdaten, Schwerbehinderteneigenschaft, ethnische Herkunft), verarbeiten wir diese zur Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 a) und c) DSGVO i. V. m. Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO.

3. Durchführung von Bewerbungsinterviews
Für digitale Bewerbungsinterviews nutzen wir die Plattform Zoom, betrieben von Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA („Zoom“), oder führen Gespräche telefonisch durch.
Bei Bewerbungsinterviews über Zoom stellen wir Dir vorab einen Link zur Verfügung, mit dem Du an der Videokonferenz teilnehmen kannst. Im Rahmen des Interviews können je nach Gesprächsführung personenbezogene Daten verarbeitet werden, darunter Name, E-Mail-Adresse, technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse) sowie Bild- und Tonaufnahmen, falls Du die Kamera oder das Mikrofon aktivierst. Bitte beachte, dass Zoom als eigenständiger Verantwortlicher agiert. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Zoom findest Du in den Datenschutzhinweisen von Zoom.
Bei telefonischen Interviews verarbeiten wir Deine Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer), um das Gespräch durchführen zu können.
Die von Dir bereitgestellten Daten verwenden wir ausschließlich zum Zweck der Planung, Durchführung und Nachbereitung des Bewerbungsgesprächs sowie für die Dauer des Bewerbungsverfahrens.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

4. Nutzung Bewerbermanagement-Plattform "JOIN"
Zur Veröffentlichung unserer Stellenanzeigen und zur Entgegennahme sowie Erstverarbeitung eingehender Bewerbungen nutzen wir die Recruiting-Plattform JOIN (Eichenstrasse 2, 8808 Pfäffikon SZ, Schweiz). JOIN ermöglicht es uns, Bewerbungen strukturiert zu erfassen und vorzusortieren. Die über JOIN eingereichten Unterlagen werden im Anschluss manuell in unser Bewerbermanagementsystem Personio übertragen. Die Verarbeitung der Daten erfolgt zum Zweck der Durchführung und Verwaltung von Bewerbungsverfahren über die Plattform JOIN basierend auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DGSVO. Dabei werden insbesondere personenbezogene Stammdaten (wie Name, Anrede, Titel, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse), Inhalte der Bewerbungsunterlagen (wie Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse und Zertifikate), Nachrichten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens über JOIN versendet werden, sowie metadatenbezogene Informationen zum Ablauf des Bewerbungsprozesses verarbeitet (beispielsweise Dauer des Verfahrens oder Anzahl eingegangener Bewerbungen). JOIN handelt im Rahmen dieser Verarbeitung als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung wurde geschlossen, der die datenschutzkonforme Verarbeitung und die Einhaltung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz Deiner Daten sicherstellt.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch JOIN findest Du in der Datenschutzerklärung von JOIN.

5. Weitere Datenverarbeitung
Im Falle einer Zusage übernehmen wir Deine Daten in den ordentlichen Personalverwaltungsprozess, in dem diese gemäß gesetzlichen Vorgaben vorgehalten und gespeichert werden.
Im Falle einer Absage werden Deine Daten in der Regel 180 Tage nach Absage gelöscht, es sei denn, Du stimmst der Aufnahme in den Bewerberpool gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO zu.
Bei einer Initiativbewerbung werden Deine Daten maximal sechs Monate gespeichert. Erfolgt nach dieser Frist keine Zusage oder keine weitere Aktivität von Deiner Seite, werden die angegebenen Daten automatisch gelöscht.

IV. Empfänger Deiner Daten
Wir übermitteln Deine Daten grundsätzlich nicht an Dritte, es sei denn, wir sind hierzu gesetzlich verpflichtet (z. B. auf Aufforderung durch Strafverfolgungsbehörden) oder es ist erforderlich, um unsere Bewerbungsprozesse durchzuführen.
Wir lassen unsere Karriereplattform von der Personio SE & Co. KG, Seidlstraße 3
80335 München („Personio“) betreiben, die eine Software zur Bearbeitung und Verwaltung der Bewerbungsdaten bereitstellt. Personio verarbeitet die Daten allein und ausschließlich im Auftrag von uns.
Weitere Dienstleister (z. B. für HR-Management-Tools) oder Mitglieder des NFON-Konzerns können im Rahmen der Bewerbungsbeurteilung einbezogen werden.
Eine Weitergabe Deiner personenbezogenen Daten in ein Drittland findet grundsätzlich nicht statt. Sollte eine Weitergabe Deiner personenbezogenen Daten an Drittländer erforderlich sein, erfolgen diese nur unter Einhaltung der DSGVO, z. B. durch EU-Standardvertragsklauseln.

V. Speicherdauer und Löschung Deiner Daten
Deine Bewerbung wird 180 Tage nach Entscheidungsfindung aus dem Bewerbermanagementsystem gelöscht. Möchten wir Deine Bewerbung länger speichern, wirst du vorher per E-Mail um Deine Einwilligung gebeten.

VI. Deine Rechte
Du hast unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Zudem steht Dir das Recht auf Widerruf und Widerspruch der Datenverarbeitung zu. Außerdem hast Du ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
Möchtest Du von einem dieser Rechte Gebrauch machen, wende Dich bitte schriftlich formlos an die aufgeführte Kontaktadresse. Wenn Du Dein Recht auf Widerspruch oder Widerruf ausüben möchtest, bleibt die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte Datenverarbeitung rechtmäßig und unberührt.

VII. NFON-Konzerngesellschaften:

NFON AG Zielstattstraße 36 81379 München Deutschland	NFON ITALIA SRL Cso Magenta 82 Milano -20123 Italy
NFON GmbH Linzer Straße 55 3100 St. Pölten Österreich	NFON Polska Sp. z o.o. Ul. Przeskok 2 00-032 Warszawa Poland
NFON France 81 Rue Réaumur 75002 Paris France	NFON UK Ltd. The Atrium 1 Harefield Road Uxbridge UB8 1PH United Kingdom
NFON IBERIA SL Paseo de la Castellana 135, 7ª Planta (Madrid – 28046) Spain	botario GmbH Konsul-Smidt-Straße 8p 28217 Bremen Deutschland
NFON Developments, Unipessoal, Lda. R. Barata Salgueiro 37 5 Piso, 1250-044 Lisboa Portugal	NFON Hub sh.p.k St. Xhevdet Doda, Dukagjini Center, Floor II, No.7, 10000 Prishtine Kosovo

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.